MEDAN – Era tumpukan kertas usang dan drama hilangnya dokumen penting di lingkungan Pemerintah Kota (Pemko) Medan tampaknya akan segera berakhir. Wali Kota Medan, Rico Tri Putra Bayu Waas, resmi meluncurkan penerapan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) di Gedung PKK Kota Medan, Rabu (3/6/2026).
Peluncuran yang dibarengi dengan bimbingan teknis (bimtek) selama tiga hari ini menjadi lompatan strategis Pemko Medan menuju era administrasi modern berbasis digital. Secara simbolis, Rico Waas meresmikan aplikasi ini dengan menempelkan telapak tangannya di layar monitor, disaksikan langsung oleh perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan seluruh Pimpinan Perangkat Daerah Kota Medan.
“Cari Arsip Tahun 1976 Mau Berapa Lama?”
Dalam sambutannya, Rico Waas memberikan sentilan menohok mengenai bobroknya sistem kearsipan manual yang selama ini membuang waktu dan tenaga. Ia mencontohkan betapa rumitnya mencari dokumen pertanahan puluhan tahun lalu jika instansi masih mengandalkan cara-cara lama.
“Kalau kita ingin mencari arsip tahun 1976 misalnya, berapa lama waktu yang dibutuhkan? Belum tentu arsipnya masih utuh, bisa saja rusak, hilang, atau tidak terbaca lagi. Padahal saat ini waktu menjadi faktor yang sangat penting dalam menyelesaikan berbagai persoalan,” cetus Rico Waas.
Rico menegaskan, dokumen pemerintah bukan sekadar kertas biasa, melainkan aset negara yang memiliki nilai hukum dan historis tinggi. Dengan digitalisasi lewat SRIKANDI, dokumen dipastikan tersimpan aman di ruang digital, antipunah, dan bisa ditemukan hanya dalam hitungan detik.
Cegah Proyek Kerja Berulang-Ulang
Selain faktor keamanan, Rico membeberkan manfaat krusial lain dari digitalisasi arsip: efisiensi kebijakan. Dengan sistem data yang terintegrasi, pejabat baru tidak perlu meraba-raba atau membuat kajian ulang dari nol yang membuang anggaran negara.
“Kota ini tidak dibangun dalam dua atau lima tahun saja. Kita perlu melihat dokumen-dokumen masa lalu untuk mengetahui apa yang pernah dilakukan, apa yang pernah diteliti, dan apa yang perlu dilanjutkan. Dengan arsip yang tertata, pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien,” tambahnya.
Meski memuji fitur surat-menyurat dan disposisi elektronik dalam aplikasi SRIKANDI, Rico juga menitipkan pesan penting agar kesiapan infrastruktur jaringan diprioritaskan. Jangan sampai, ketika walikota hendak menandatangani dokumen digital, sistem justru down atau error sehingga birokrasi terpaksa balik ke cara manual.
Target 2026–2027: Medan Menuju “Pemerintah Digital”
Perwakilan ANRI, Muhammad Sholihin, yang hadir langsung dalam acara tersebut menjelaskan bahwa aplikasi SRIKANDI merupakan mega-proyek kolaborasi nasional lintas kementerian (PANRB, Komdigi, Kemendagri, Bappenas, BSSN, dan ANRI).
Sholihin menekankan bahwa langkah Pemko Medan ini sangat tepat waktu. Pasalnya, Indonesia tengah membidik target transformasi total Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) menjadi ‘Pemerintah Digital’ pada periode 2026–2027.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, Benny Sinomba Siregar, melaporkan bahwa bimtek ini menyasar seluruh perangkat daerah di Pemko Medan dengan empat gol utama:
-
Peningkatan Kompetensi aparatur.
-
Tertib Arsip di semua lini.
-
Akselerasi Digital yang masif.
-
Mutu Pelayanan Publik yang semakin kilat.
Dengan berjalannya aplikasi SRIKANDI, birokrasi Pemko Medan diharapkan menjadi jauh lebih lincah (agile), transparan, dan akuntabel, sekaligus mengamankan seluruh rekam jejak pembangunan Kota Medan untuk generasi masa depan.
